App
ENG
NLDe Revolutie die e-Facturatie via Peppol tot leven zal brengen.
Teneinde tot een betere handhaving van de BTW wetgeving te komen, hebben overheden van diverse landen wereldwijd, ongeveer 15 jaar geleden en in samenhang met elkaar besloten om een aantal nieuwe e-Facturatie regels uit te vaardigen.
1. Er werd besloten dat PDF facturen niet rechtsgeldig zouden blijven, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten.
2. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of vergelijkbare netwerken moest verlopen.
3. Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, publiceerden de overheden ook een Vierhoeks e-Facturatie via Peppol Model, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen wanneer ze via het Peppol netwerk, van leverancier naar klant verzonden worden. In dit Vierhoeks model is vastgelegd dat UBL facturen, direkt bij ontvangst, vanuit het Peppol systeem, automatisch in de boekhouding van de klant geboekt worden.
Dit automatisch boeken van inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, zou tot grote werkbesparingen leiden en daardoor fungeren als de Motor die de adoptie van e-Facturatie via Peppol op gang zou brengen.
Het Vierhoeks Model van de overheden ziet er als volgt uit:
Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en e-Facturatie dienstverleners, werd in een Convenant verzocht, om zich bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie Producten, te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels, zo hebben leveranciers van ERP apps, het mechanisme ontwikkeld wat de automatische factuurboekingen vanuit het Peppol netwerk mogelijk maakt.
Maar ondanks het feit dat veel overheidsdiensten en diverse andere partijen in de afgelopen 15 jaar kosten noch moeite gespaard hebben om e-Facturatie van de grond te krijgen, is dit niet of nauwelijks gelukt, en dat verbaast ons niks.
Het is technisch namelijk wel een hoogstandje om de e-Facturen zonder menselijke tussenkomst vanuit de boekhouding van de leverancier via het Peppol netwerk, in de boekhouding van de klant geboekt te krijgen, maar het automatisch boeken brengt met zich mee dat de klant Ongevalideerde facturen in de boekhouding geboekt krijgt.
Traditioneel worden bij de ontvangst van Inkoopfacturen, de achterliggende procurement documenten zoals orderbonnen en afleverbonnen er eerst bijgevoegd, waarna de facturen op basis van deze procurement documenten gevalideerd, gecodeerd en geboekt worden.
Maar wanneer er sprake is van het automatisch boeken van Inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, dan worden de facturen direkt bij binnenkomst, in de boekhouding van de klant geboekt, nog voordat de achterliggende procurement documenten erbij gevoegd kunnen worden. Het valideren en coderen van de facturen op basis van de achterliggende procurement documenten wordt dus overgeslagen en de boeking van de ongevalideerde Inkoopfacturen vindt plaats op basis van een standaard voorgeprogrammeerde journaalpost.
Het boeken van Ongevalideerde Inkoopfacturen heeft tot gevolg dat er geen enkele waarde meer gehecht kan worden aan de boekhouding, en daarom zijn deze automatische factuurboekingen in de afgelopen 15 jaar vaak geweigerd, hetgeen in de toekomst ook vaak zal gebeuren.
Ter bevestiging van onze visie dat er iets mis is met het automatisch boeken van Inkoopfacturen,voeren wij nog de volgende visie aan:
Indien het automatisch boeken van Inkoopfacturen, boekhoudkundig acceptabel zou zijn geweest, dan zou dit tot wel 50% werkbesparing in het procurement proces geleid hebben en zouden bedrijven in de rij gestaan hebben om e-Facturatie te gaan toepassen.
Maar de werkelijkheid is anders, bedrijven stonden niet in de rij om e-Facturatie te gaan toepassen, integendeel, het bleef zelfs zo stil dat overheden nu overwegen om bedrijven ertoe te dwingen om e-Facturatie te gaan toepassen, en sommige landen zoals bijvoorbeeld België en Duitsland hebben het reeds gedaan.
Overheden lijken zich overigens niet te realiseren dat het automatisch boeken van Inkoopfacturen fundamenteel fout is, anders waren ze wel wat terughoudender geweest met het verplichtstellen van e-Facturatie. Het maakt namelijk nogal wat uit, of je als bedrijf iets verplicht gesteld krijgt, wat tot 50% werkbesparing leidt, of dat het tot 15% werkverzwaring leidt.
De 15% werkverzwaring is onze inschatting van de extra werkzaamheden die verricht moeten worden, wanneer e-Facturatie verplicht wordt, zonder dat er een adoptie motor beschikbaar is.
Wij lopen vooruit op onze verwachting dat men vroeg of laat wel tot de conclusie zal komen dat de huidige Motor die de adoptie van e-Facturatie had moeten aanzwengelen niet kan functioneren en dat er behoefte zal ontstaan aan een nieuwe Motor, en hebben de PDM Web App ontwikkeld, die het procurement proces Digitaliseert en Automatiseert, waardoor het veel efficiënter uitgevoerd kan worden en zodoende als de Nieuwe Motor voor de adoptie van e-Facturatie kan dienen.
Wij zullen in de komende jaren als reddingsboei fungeren voor bedrijven die in de problemen geraken vanwege verplichtstellingen van e-Facturatie door overheden, maar we zijn meer dan alleen maar een reddingsboei, want onze PDM App kan nu reeds, zonder dat er sprake is van e-Facturatie verplichtstellingen, het procurement proces van bedrijven naar een veel hoger nivo tillen door het te Digitaliseren en te Automatiseren waardoor er tot wel 40% minder tijd en kosten aan het procurement proces besteed hoeft te worden.
Het Procurement proces is het proces waarin leveranciers en klanten vele tienduizenden inkooporders, verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz. met elkaar uitwisselen, teneinde er hun onderlinge handel mee te initiëren, te monitoren en aan te sturen en om er uiteindelijk, de resulterende Inkoopfacturen mee te kunnen Valideren en er de Verkoopfacturen mee te kunnen Vervaardigen.
Het Procurement proces is het laatste stukje bedrijfsadministratie, wat nooit Gedigitaliseerd en Geautomatiseerd is, en wat nog op een zeer ouderwetse Papieren manier gevoerd wordt, waardoor de vele tienduizenden hierboven genoemde procurement documenten moeten worden: uitgeprint, gesorteerd, in mapjes verzameld, op nummer en op alfabet gesorteerd en opgeborgen en langjarig in ordners en archieven bewaard.
Procurement processen kunnen uitgroeien tot omvangrijke, arbeidsintensieve puzzels, zeker wanneer bedrijven honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die elk op zich weer uit drie tot vier afzonderlijke procurement documenten kunnen bestaan, waardoor bedrijven alle zeilen bij moeten zetten om hun procurement proces op een adequate wijze te voeren.
Wat is er dus logischer dan het Procurement proces te Digitaliseren en Automatiseren en de enorme efficiency voordelen die hieruit voortkomen, te gebruiken als de Nieuwe Motor die de adoptie van e-Facturatie op gang moet brengen.
Wij hebben bovenstaande visie in een verbeterd vierhoeks model verwerkt, wat we het ”Procurement Document Model” genoemd hebben, en tonen het hieronder.
Zoals te zien is, is het Procurement Document Model, duidelijk afgeleid van het Vierhoeks model van de overheden, en daar hebben we een groot aantal Procurement functies en een Database aan toegevoegd, waar alle Procurement documenten in opgeslagen worden.
Wij hebben er bij de ontwikkeling van het Procurement Document Model nauwkeurig op toegezien dat de regels die in het Convenant met de overheden afgesproken zijn, niet overtreden werden, zodat het doel waarvoor e-Facturatie via Peppol opgezet is, namelijk het verbeteren van de handhaving van BTW wetgeving conform de Europese ViDA wetgeving, onverminderd te realiseren is.
Let wel, de PDM App is Geen Facturerings App, waarmee Verkoopfacturen vervaardigd kunnen worden. De PDM App bevat in de dossiers wel de informatie, waarmee VerkoopFacturen vervaardigd kunnen worden, maar laat het vervaardigen van de VerkoopFacturen, zoals vanouds over aan de ERP- of de Facturerings App, die hiervoor uiteraard wel gebruik kunnen maken van de informatie die in de PDM App beschikbaar is.
Om uiteen te zetten hoe de PDM functioneert, delen we het functioneren van de PDM App op in 2 delen, te weten:
1. Het Digitalisatie deel en
2. Het Automatiserings deel.
1. In het Digitalisatie deel wordt beschreven welke documenten er door de PDM App Gedigitaliseerd worden, en om kort te zijn, dat zijn Alle denkbare Inkoop- en Verkoop procurement documenten, die door bedrijven met elkaar uitgewisseld worden, Van Offerte tot Factuur, inclusief de UBL facturen en foto’s, en ook alle procurement documenten die niet via Peppol met elkaar uitgewisseld worden, maar bijvoorbeeld gewoon per e-mail.
En de wijze waarop al deze documenten door de PDM App Gedigitaliseerd worden, is door ze naar de PDM App te Uploaden, wat een alternatief is voor het uitprinten van deze documenten.
Dus bij bij het gebruik van de PDM App, worden procurement documenten NIET meer op papier uitgeprint, zoals vroeger gebruikelijk was, maar worden ze naar de PDM App GeUpload, waarmee ook de Digitalisatie Claim verklaard is, die we maken ten aanzien van onze PDM App, en die het uitprinten van vele honderdduizenden documenten per jaar voorkomt, wat niet alleen enorme Efficiency voordelen met zich meebrengt, maar ook gigantische Duurzaamheids voordelen
2. In het Automatiserings gedeelte wordt beschreven welke digitale functies er vereist zijn binnen de PDM App, om het procurement proces digitaal te kunnen voeren en dat zijn de volgende digitale functies:
-A. Dossiervorming, Alle procurement documenten die naar de PDM app geupload zijn, worden binnen de PDM App in gemeenschappelijke dossiers verzameld, van aan elkaar gerelateerde documenten.
Dit opbouwen van dossiers gebeurt door de PDM gebruiker, die ook de dossiers aanmaakt. De PDM gebruiker bepaalt zelf, op basis van welke argumenten de dossiers aangemaakt worden, maar voor het voeren van een procurementproces is het handig om dit te doen op basis van Inkoop- en Verkooporders, net zoals vroeger de papieren dossiers werden samengesteld op basis van Inkoop- en Verkooporders.
-B. Fiattering, Wanneer de Inkoop dossiers compleet zijn, dat wil zeggen, wanneer ook de InkoopFacturen erin ontvangen zijn, dan worden de dossiers, ter Fiattering aan de Budgethouders voorgelegd.
Bij de fiattering wordt er ook een InkoopVolgnummer aan de Inkoopfacturen toegekend en worden ze gekoppeld aan het Actuele boekjaar.
-C. Codering, Na de Fiattering worden de Inkoopfacturen (en voorzover nodig ook de Verkoopfacturen) door de PDM gebruiker gecodeerd, op basis van de achterliggende documenten in het dossier, en pas daarna kunnen de Inkoopfacturen in de boekhouding geboekt worden.
Alle procurement documenten die in de PDM database opgeslagen zijn, blijven tot in lengte van jaren daarin bewaard, alwaar ze gemakkelijk traceerbaar en benaderbaar zijn, ook als ze al jaren oud zijn, zonder dat daarvoor in stoffige archieven gedoken hoeft te worden.
Binnen het Procurement Document Model wordt bij elke UBL factuur die gedistribueerd wordt, ook een PDF versie van dezelfde factuur meegezonden. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW stromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen, dus is het gebruik van PDF facturen op deze wijze niet in strijd met het Convenant.
Om ervoor te zorgen dat de UBL en PDF facturen binnen de PDM App altijd onverbrekelijk met elkaar verbonden blijven, worden ze als FacturenPaar naar de PDM App geupload, en dit uploaden als FacturenPaar kunt u verder op deze pagina ook live uitproberen, als oefening in de PDM App.
De Enorme efficiency voordelen die met de PDM App behaald worden en die noodzakelijk zijn om te kunnen fungeren als Motor voor de adoptie van e-Facturatie komen voort uit de Digitalisering en Automatisering van het Totale Procurement Pallet, dus niet alleen de Facturen, maar Alle Procurement Documenten, vanaf Offerte tot Factuur, ongeacht of ze via het Peppol Netwerk of per e-mail gedistribueerd worden, en dat levert een hele reeks Efficiency-, Kosten- en zelfs Milieuvoordelen voordelen op, zoals hieronder opgesomd:
-Een aanzienlijke besparing op tijd en personeelskosten, omdat niet uitgeprinte documenten ook geen bijbehorende werkzaamheden met zich meebrengen, zoals het printen, sorteren, verzamelen en het opbergen van de documenten in ordners en in archieven.
-Geen papier- en printerkosten meer.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.
-Een Formidabel lagere impact op het milieu, omdat er in het Procurement proces geen papier meer verbruikt wordt.
Door al deze efficiency voordelen genereert het Procurement Document Model een uitermate sterke Motor, waarmee de adoptie van e-Facturatie via Peppol gemakkelijk gelanceerd kan worden.
Wij schatten in dat de inzet van de PDM App, tot besparingen van wel 30 à 40 procent kan leiden, op het Procurement proces , inclusief de verwerking van UBL facturen.
Een ander feature die de efficiëntie van de PDM App vergroot is het overzicht Incomplete Dossiers. Incomplete Dossiers, zijn dossiers waar nog geen Inkoop- of Verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht “Incomplete Dossiers” kan gebruikt worden om Nog te Factureren Verkooporders te detecteren, om zo de kans op Vergeten Facturering te verkleinen. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen Inkoopfacturen te kunnen detecteren.
Journaalposten die met de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP Apps ter boeking, ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP Apps ondersteund wordt.
Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde werkzaamheden, zoals het fiatteren van Inkoopfacturen, via het internet kunnen verlopen, waardoor er geen opstoppingen in het procurement proces optreden omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de Inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.
Maar ook anderen zoals boekhouders, administratiekantoren, accountants en zelfs belastingInspecteurs kunnen bij het gebruik van de PDM App, hun werkzaamheden via het internet uitvoeren en met name voor Boekhouders is dit een enorme doorbraak, want alhoewel ERP applicaties al vele jaren via het Web gebruikt kunnen worden, kon deze beroepsgroep toch bijna uitsluitend vanuit kantoor opereren, omdat de procurement documenten waar ze veel mee werken, nog niet via het internet toegankelijk waren.
En om u te helpen bij het eerste live gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u live op deze website, in de PDM App kunt uitvoeren.
-De eerste oefening laat zien op welke wijze UBL facturen door de PDM App ondersteund worden en hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven kunnen worden. Als u deze oefening wilt uitvoeren, kunt u het als volgt doen:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt.
U kunt nu elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.
-In de tweede oefening laten we zien hoe u een UBL/PDF FacturenPaar naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens aan de rechterkant op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.
Vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.
Als u de PDM App Exclusief en Intensief zou willen evalueren, dan kunt u onderaan deze pagina een gratis evaluatieperiode van 2 maanden bij ons aanvragen. PDM is nieuw in de e-Facturatie wereld en kan een gigantische e-Facturatie revolutie op gang brengen, maar zeker ook een enorme Milieu en Duurzaamheids revolutie, dus zeker een goede reden om tot evaluatie over te gaan.
Wij stellen daarom bedrijven en overheden nu reeds in staat om de PDM App te evalueren, zodat ze uit eigen ervaring kunnen vaststellen wat een enorme voordelen daarmee behaald kunnen worden en bovendien alvast voorbereid te zijn op het misschien wel verplichte gebruik van e-Facturatie via Peppol.
De PDM App is een Web App die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om de PDM App te kunnen evalueren of gebruiken.
De PDM App is in de Engelse taal beschikbaar, waardoor het gemakkelijk wereldwijd gebruikt kan worden.
PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM App uitleg gegeven over het doel en het gebruik van de betreffende pagina en wat de samenhang is tussen de verschillende pagina’s, en mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.
De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen, maar als u na 2 maanden besluit om ermee door te gaan, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een Evaluatie aanvragen, waarna u van ons een Link ontvangt, die u alleen maar hoeft aan te klikken om aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.
1. Er werd besloten dat PDF facturen niet rechtsgeldig zouden blijven, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten.
2. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of vergelijkbare netwerken moest verlopen.
3. Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, publiceerden de overheden ook een Vierhoeks e-Facturatie via Peppol Model, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen wanneer ze via het Peppol netwerk, van leverancier naar klant verzonden worden. In dit Vierhoeks model is vastgelegd dat UBL facturen, direkt bij ontvangst, vanuit het Peppol systeem, automatisch in de boekhouding van de klant geboekt worden.
Dit automatisch boeken van inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, zou tot grote werkbesparingen leiden en daardoor fungeren als de Motor die de adoptie van e-Facturatie via Peppol op gang zou brengen.
Het Vierhoeks Model van de overheden ziet er als volgt uit:
Let wel, Kortheidshalve hanteren we op deze website de termen UBL als verzamelnaam voor alle gestructureerde factuurformaten die verwant zijn aan UBL, Peppol als verzamelnaam voor alle Netwerken die verwant zijn aan het Peppol Netwerk en de term e-Facturatie staat altijd voor e-Facturatie via Peppol
Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en e-Facturatie dienstverleners, werd in een Convenant verzocht, om zich bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie Producten, te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels, zo hebben leveranciers van ERP apps, het mechanisme ontwikkeld wat de automatische factuurboekingen vanuit het Peppol netwerk mogelijk maakt.
Maar ondanks het feit dat veel overheidsdiensten en diverse andere partijen in de afgelopen 15 jaar kosten noch moeite gespaard hebben om e-Facturatie van de grond te krijgen, is dit niet of nauwelijks gelukt, en dat verbaast ons niks.
Het is technisch namelijk wel een hoogstandje om de e-Facturen zonder menselijke tussenkomst vanuit de boekhouding van de leverancier via het Peppol netwerk, in de boekhouding van de klant geboekt te krijgen, maar het automatisch boeken brengt met zich mee dat de klant Ongevalideerde facturen in de boekhouding geboekt krijgt.
Traditioneel worden bij de ontvangst van Inkoopfacturen, de achterliggende procurement documenten zoals orderbonnen en afleverbonnen er eerst bijgevoegd, waarna de facturen op basis van deze procurement documenten gevalideerd, gecodeerd en geboekt worden.
Maar wanneer er sprake is van het automatisch boeken van Inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, dan worden de facturen direkt bij binnenkomst, in de boekhouding van de klant geboekt, nog voordat de achterliggende procurement documenten erbij gevoegd kunnen worden. Het valideren en coderen van de facturen op basis van de achterliggende procurement documenten wordt dus overgeslagen en de boeking van de ongevalideerde Inkoopfacturen vindt plaats op basis van een standaard voorgeprogrammeerde journaalpost.
Het boeken van Ongevalideerde Inkoopfacturen heeft tot gevolg dat er geen enkele waarde meer gehecht kan worden aan de boekhouding, en daarom zijn deze automatische factuurboekingen in de afgelopen 15 jaar vaak geweigerd, hetgeen in de toekomst ook vaak zal gebeuren.
Ter bevestiging van onze visie dat er iets mis is met het automatisch boeken van Inkoopfacturen,voeren wij nog de volgende visie aan:
Indien het automatisch boeken van Inkoopfacturen, boekhoudkundig acceptabel zou zijn geweest, dan zou dit tot wel 50% werkbesparing in het procurement proces geleid hebben en zouden bedrijven in de rij gestaan hebben om e-Facturatie te gaan toepassen.
Maar de werkelijkheid is anders, bedrijven stonden niet in de rij om e-Facturatie te gaan toepassen, integendeel, het bleef zelfs zo stil dat overheden nu overwegen om bedrijven ertoe te dwingen om e-Facturatie te gaan toepassen, en sommige landen zoals bijvoorbeeld België en Duitsland hebben het reeds gedaan.
Overheden lijken zich overigens niet te realiseren dat het automatisch boeken van Inkoopfacturen fundamenteel fout is, anders waren ze wel wat terughoudender geweest met het verplichtstellen van e-Facturatie. Het maakt namelijk nogal wat uit, of je als bedrijf iets verplicht gesteld krijgt, wat tot 50% werkbesparing leidt, of dat het tot 15% werkverzwaring leidt.
De 15% werkverzwaring is onze inschatting van de extra werkzaamheden die verricht moeten worden, wanneer e-Facturatie verplicht wordt, zonder dat er een adoptie motor beschikbaar is.
Wij lopen vooruit op onze verwachting dat men vroeg of laat wel tot de conclusie zal komen dat de huidige Motor die de adoptie van e-Facturatie had moeten aanzwengelen niet kan functioneren en dat er behoefte zal ontstaan aan een nieuwe Motor, en hebben de PDM Web App ontwikkeld, die het procurement proces Digitaliseert en Automatiseert, waardoor het veel efficiënter uitgevoerd kan worden en zodoende als de Nieuwe Motor voor de adoptie van e-Facturatie kan dienen.
Wij zullen in de komende jaren als reddingsboei fungeren voor bedrijven die in de problemen geraken vanwege verplichtstellingen van e-Facturatie door overheden, maar we zijn meer dan alleen maar een reddingsboei, want onze PDM App kan nu reeds, zonder dat er sprake is van e-Facturatie verplichtstellingen, het procurement proces van bedrijven naar een veel hoger nivo tillen door het te Digitaliseren en te Automatiseren waardoor er tot wel 40% minder tijd en kosten aan het procurement proces besteed hoeft te worden.
Het Procurement proces is het proces waarin leveranciers en klanten vele tienduizenden inkooporders, verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz. met elkaar uitwisselen, teneinde er hun onderlinge handel mee te initiëren, te monitoren en aan te sturen en om er uiteindelijk, de resulterende Inkoopfacturen mee te kunnen Valideren en er de Verkoopfacturen mee te kunnen Vervaardigen.
Het Procurement proces is het laatste stukje bedrijfsadministratie, wat nooit Gedigitaliseerd en Geautomatiseerd is, en wat nog op een zeer ouderwetse Papieren manier gevoerd wordt, waardoor de vele tienduizenden hierboven genoemde procurement documenten moeten worden: uitgeprint, gesorteerd, in mapjes verzameld, op nummer en op alfabet gesorteerd en opgeborgen en langjarig in ordners en archieven bewaard.
Procurement processen kunnen uitgroeien tot omvangrijke, arbeidsintensieve puzzels, zeker wanneer bedrijven honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die elk op zich weer uit drie tot vier afzonderlijke procurement documenten kunnen bestaan, waardoor bedrijven alle zeilen bij moeten zetten om hun procurement proces op een adequate wijze te voeren.
Wat is er dus logischer dan het Procurement proces te Digitaliseren en Automatiseren en de enorme efficiency voordelen die hieruit voortkomen, te gebruiken als de Nieuwe Motor die de adoptie van e-Facturatie op gang moet brengen.
Wij hebben bovenstaande visie in een verbeterd vierhoeks model verwerkt, wat we het ”Procurement Document Model” genoemd hebben, en tonen het hieronder.
Zoals te zien is, is het Procurement Document Model, duidelijk afgeleid van het Vierhoeks model van de overheden, en daar hebben we een groot aantal Procurement functies en een Database aan toegevoegd, waar alle Procurement documenten in opgeslagen worden.
Wij hebben er bij de ontwikkeling van het Procurement Document Model nauwkeurig op toegezien dat de regels die in het Convenant met de overheden afgesproken zijn, niet overtreden werden, zodat het doel waarvoor e-Facturatie via Peppol opgezet is, namelijk het verbeteren van de handhaving van BTW wetgeving conform de Europese ViDA wetgeving, onverminderd te realiseren is.
Let wel, de PDM App is Geen Facturerings App, waarmee Verkoopfacturen vervaardigd kunnen worden. De PDM App bevat in de dossiers wel de informatie, waarmee VerkoopFacturen vervaardigd kunnen worden, maar laat het vervaardigen van de VerkoopFacturen, zoals vanouds over aan de ERP- of de Facturerings App, die hiervoor uiteraard wel gebruik kunnen maken van de informatie die in de PDM App beschikbaar is.
Om uiteen te zetten hoe de PDM functioneert, delen we het functioneren van de PDM App op in 2 delen, te weten:
1. Het Digitalisatie deel en
2. Het Automatiserings deel.
1. In het Digitalisatie deel wordt beschreven welke documenten er door de PDM App Gedigitaliseerd worden, en om kort te zijn, dat zijn Alle denkbare Inkoop- en Verkoop procurement documenten, die door bedrijven met elkaar uitgewisseld worden, Van Offerte tot Factuur, inclusief de UBL facturen en foto’s, en ook alle procurement documenten die niet via Peppol met elkaar uitgewisseld worden, maar bijvoorbeeld gewoon per e-mail.
En de wijze waarop al deze documenten door de PDM App Gedigitaliseerd worden, is door ze naar de PDM App te Uploaden, wat een alternatief is voor het uitprinten van deze documenten.
Dus bij bij het gebruik van de PDM App, worden procurement documenten NIET meer op papier uitgeprint, zoals vroeger gebruikelijk was, maar worden ze naar de PDM App GeUpload, waarmee ook de Digitalisatie Claim verklaard is, die we maken ten aanzien van onze PDM App, en die het uitprinten van vele honderdduizenden documenten per jaar voorkomt, wat niet alleen enorme Efficiency voordelen met zich meebrengt, maar ook gigantische Duurzaamheids voordelen
2. In het Automatiserings gedeelte wordt beschreven welke digitale functies er vereist zijn binnen de PDM App, om het procurement proces digitaal te kunnen voeren en dat zijn de volgende digitale functies:
-A. Dossiervorming, Alle procurement documenten die naar de PDM app geupload zijn, worden binnen de PDM App in gemeenschappelijke dossiers verzameld, van aan elkaar gerelateerde documenten.
Dit opbouwen van dossiers gebeurt door de PDM gebruiker, die ook de dossiers aanmaakt. De PDM gebruiker bepaalt zelf, op basis van welke argumenten de dossiers aangemaakt worden, maar voor het voeren van een procurementproces is het handig om dit te doen op basis van Inkoop- en Verkooporders, net zoals vroeger de papieren dossiers werden samengesteld op basis van Inkoop- en Verkooporders.
-B. Fiattering, Wanneer de Inkoop dossiers compleet zijn, dat wil zeggen, wanneer ook de InkoopFacturen erin ontvangen zijn, dan worden de dossiers, ter Fiattering aan de Budgethouders voorgelegd.
Bij de fiattering wordt er ook een InkoopVolgnummer aan de Inkoopfacturen toegekend en worden ze gekoppeld aan het Actuele boekjaar.
-C. Codering, Na de Fiattering worden de Inkoopfacturen (en voorzover nodig ook de Verkoopfacturen) door de PDM gebruiker gecodeerd, op basis van de achterliggende documenten in het dossier, en pas daarna kunnen de Inkoopfacturen in de boekhouding geboekt worden.
Alle procurement documenten die in de PDM database opgeslagen zijn, blijven tot in lengte van jaren daarin bewaard, alwaar ze gemakkelijk traceerbaar en benaderbaar zijn, ook als ze al jaren oud zijn, zonder dat daarvoor in stoffige archieven gedoken hoeft te worden.
Binnen het Procurement Document Model wordt bij elke UBL factuur die gedistribueerd wordt, ook een PDF versie van dezelfde factuur meegezonden. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW stromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen, dus is het gebruik van PDF facturen op deze wijze niet in strijd met het Convenant.
Om ervoor te zorgen dat de UBL en PDF facturen binnen de PDM App altijd onverbrekelijk met elkaar verbonden blijven, worden ze als FacturenPaar naar de PDM App geupload, en dit uploaden als FacturenPaar kunt u verder op deze pagina ook live uitproberen, als oefening in de PDM App.
De Enorme efficiency voordelen die met de PDM App behaald worden en die noodzakelijk zijn om te kunnen fungeren als Motor voor de adoptie van e-Facturatie komen voort uit de Digitalisering en Automatisering van het Totale Procurement Pallet, dus niet alleen de Facturen, maar Alle Procurement Documenten, vanaf Offerte tot Factuur, ongeacht of ze via het Peppol Netwerk of per e-mail gedistribueerd worden, en dat levert een hele reeks Efficiency-, Kosten- en zelfs Milieuvoordelen voordelen op, zoals hieronder opgesomd:
-Een aanzienlijke besparing op tijd en personeelskosten, omdat niet uitgeprinte documenten ook geen bijbehorende werkzaamheden met zich meebrengen, zoals het printen, sorteren, verzamelen en het opbergen van de documenten in ordners en in archieven.
-Geen papier- en printerkosten meer.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.
-Een Formidabel lagere impact op het milieu, omdat er in het Procurement proces geen papier meer verbruikt wordt.
Door al deze efficiency voordelen genereert het Procurement Document Model een uitermate sterke Motor, waarmee de adoptie van e-Facturatie via Peppol gemakkelijk gelanceerd kan worden.
Wij schatten in dat de inzet van de PDM App, tot besparingen van wel 30 à 40 procent kan leiden, op het Procurement proces , inclusief de verwerking van UBL facturen.
Overdenkingen inzake het Convenant met de e-Facturatie stakeholders
Wij zijn van mening, dat gegeven het feit dat de e-Facturatie adoptie Motor van de overheden niet blijkt te functioneren, de betreffende overheden de plicht hebben om het Convenant te herroepen of aan te passen, want zolang dit niet gebeurt, zullen de e-Facturatie stakeholders zich aan dit Convenant blijven conformeren, en producten en diensten blijven ontwikkelen, die de afgelopen 15 jaar niet gefunctioneerd hebben en in de toekomst ook niet zullen functioneren, met als gevolg dat het e-Facturatie project niet van de grond komt.
In samenhang met het bovenstaande, vermelden wij daarom ook, dat ons Procurement Document Model vrij is van elke licentie, dus het staat eenieder vrij om het naar eigen goeddunken te gebruiken. Overheden zouden het kunnen gebruiken om er het Convenant mee aan te passen en software ontwikkelaars kunnen het gebruiken om er vergelijkbare Apps mee te ontwikkelen, als onze PDM App, die hieronder beschreven wordt.
Extra efficiency voordelen die de PDM App oplevert
Dossiers kunnen binnen de PDM App binnen enkele seconden getraceerd worden, door te zoeken op naam of op datum, wat een enorm efficiency voordeel oplevert ten opzichte van het ouderwetse handmatig zoeken naar papieren mapjes, waar het vaak vele minuten duurt voordat het juiste mapje gevonden is.Een ander feature die de efficiëntie van de PDM App vergroot is het overzicht Incomplete Dossiers. Incomplete Dossiers, zijn dossiers waar nog geen Inkoop- of Verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht “Incomplete Dossiers” kan gebruikt worden om Nog te Factureren Verkooporders te detecteren, om zo de kans op Vergeten Facturering te verkleinen. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen Inkoopfacturen te kunnen detecteren.
Journaalposten die met de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP Apps ter boeking, ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP Apps ondersteund wordt.
Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde werkzaamheden, zoals het fiatteren van Inkoopfacturen, via het internet kunnen verlopen, waardoor er geen opstoppingen in het procurement proces optreden omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de Inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.
Maar ook anderen zoals boekhouders, administratiekantoren, accountants en zelfs belastingInspecteurs kunnen bij het gebruik van de PDM App, hun werkzaamheden via het internet uitvoeren en met name voor Boekhouders is dit een enorme doorbraak, want alhoewel ERP applicaties al vele jaren via het Web gebruikt kunnen worden, kon deze beroepsgroep toch bijna uitsluitend vanuit kantoor opereren, omdat de procurement documenten waar ze veel mee werken, nog niet via het internet toegankelijk waren.
Live gebruik van de PDM App vanaf deze website
Als de PDM app U te mooi lijkt om waar te kunnen zijn, dan willen we graag elke twijfel wegnemen door u de gelegenheid te geven om onze PDM App LIVE te gebruiken en te beoordelen vanaf deze website.En om u te helpen bij het eerste live gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u live op deze website, in de PDM App kunt uitvoeren.
-De eerste oefening laat zien op welke wijze UBL facturen door de PDM App ondersteund worden en hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven kunnen worden. Als u deze oefening wilt uitvoeren, kunt u het als volgt doen:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt.
U kunt nu elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.
-In de tweede oefening laten we zien hoe u een UBL/PDF FacturenPaar naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens aan de rechterkant op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.
Vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.
Let overigens bij het beoordelen van de PDM App op deze website niet op het type, of de inhoud van de documenten die in de App aanwezig zijn, want zoals u zelf heeft kunnen vaststellen, is de PDM App op deze website openbaar toegankelijk en elke websitebezoeker kan elk gewenst document naar de PDM App uploaden waardoor er geen logische samenhang tussen de documenten in de App bestaat.
Als u de PDM App Exclusief en Intensief zou willen evalueren, dan kunt u onderaan deze pagina een gratis evaluatieperiode van 2 maanden bij ons aanvragen. PDM is nieuw in de e-Facturatie wereld en kan een gigantische e-Facturatie revolutie op gang brengen, maar zeker ook een enorme Milieu en Duurzaamheids revolutie, dus zeker een goede reden om tot evaluatie over te gaan.
Wij zouden elke overheid die overweegt om e-Facturatie via Peppol verplicht te stellen willen adviseren, zich eerst te verdiepen in PDM, en vaststellen dat de verplichtstelling van e-Facturatie via Peppol achterwege kan blijven, wanneer PDM gebruikt wordt, omdat het e-Facturatie via Peppol optimaal ondersteunt en tegelijkertijd leidt tot enorme efficiencyverbeteringen en kostenbesparingen voor bedrijven.
Bedrijven zullen hierdoor vrijwillig de PDM App gaan gebruiken en daarmee impliciet e-Facturatie via Peppol ondersteunen, zonder daartoe gedwongen te hoeven worden.
Bedrijven zullen hierdoor vrijwillig de PDM App gaan gebruiken en daarmee impliciet e-Facturatie via Peppol ondersteunen, zonder daartoe gedwongen te hoeven worden.
Evaluatie van de PDM App
Alle hierboven omschreven voordelen zoals de Toename van efficiency, Ruimtebesparing en een Formidabel lagere belasting van het milieu, zijn onverminderd ook van toepassing, wanneer bedrijven de PDM App gaan gebruiken, Zonder de verplichting om e-Facturatie toe te passen.Wij stellen daarom bedrijven en overheden nu reeds in staat om de PDM App te evalueren, zodat ze uit eigen ervaring kunnen vaststellen wat een enorme voordelen daarmee behaald kunnen worden en bovendien alvast voorbereid te zijn op het misschien wel verplichte gebruik van e-Facturatie via Peppol.
De PDM App is een Web App die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om de PDM App te kunnen evalueren of gebruiken.
De PDM App is in de Engelse taal beschikbaar, waardoor het gemakkelijk wereldwijd gebruikt kan worden.
PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM App uitleg gegeven over het doel en het gebruik van de betreffende pagina en wat de samenhang is tussen de verschillende pagina’s, en mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.
De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen, maar als u na 2 maanden besluit om ermee door te gaan, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een Evaluatie aanvragen, waarna u van ons een Link ontvangt, die u alleen maar hoeft aan te klikken om aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.