Teneinde de controle op hun BTW wetgeving te verbeteren zijn overheden uit diverse landen reeds jarenlang bezig om het bedrijfsleven uit hun landen ertoe te bewegen om de onderlinge facturaties tussen bedrijven in facturen van een gestructureerd formaat uit te voeren (zoals bijvoorbeeld UBL) en deze facturen via speciale netwerken met elkaar uit te wisselen (zoals bijvoorbeeld Peppol), maar ondanks de jarenlange pogingen daartoe zijn er nog maar weinig bedrijven die UBL facturen met elkaar uitwisselen en daarom zijn overheden er nu toe overgegaan om e-facturatie verplicht te stellen zoals België bijvoorbeeld per 1-1-2026 gedaan heeft en vele andere landen op korte termijn zullen volgen.

Wij zijn van mening dat het bedrijfsleven over onvoldoende middelen beschikt om deze transitie tot een goed einde te brengen en vragen daarom uw aandacht voor onze ProcurementDocumentManager WebApp afgekort PDM. Wij zijn van mening dat met de PDM app niet alleen de te verwachten problemen met e-facturatie voorkomen kunnen worden, maar dat het zoveel kwaliteit toevoegt aan het e-facturatie proces, dat bedrijven graag aan e-facturatie zullen willen beginnen en verplichtstellingen achterwege kunnen blijven.

In de volgende alinea's geven we aan de hand van 2 stroomschema's aan welke problemen er volgens ons te verwachten zijn bij de invoering van e-facturatie en hoe deze problemen voorkomen kunnen worden door gebruik te maken van de PDM app en dat doen we niet alleen aan de hand van teksten en schema's maar ook met LIVE exercities op de PDM app die vanuit deze website live te gebruiken is en die ook door u uitgetest kan worden, maar we beginnen eerst met de schema's.

Het vierhoeks Peppol e-facturatie model zonder de PDM App

Het 1e schema is een weergave van het bekende vierhoeks Peppol model waarbij e-facturen via Peppol providers van leverancier naar klant gestuurd worden. In dit schema wordt sterk ingezoomd op de klantrol zodat goed zichtbaar is hoe de facturenstroom bij de klant verloopt wanneer geen gebruik gemaakt wordt van de PDM app.

Het kroonjuweel binnen het bovenstaande e-facturatie model is dat e-facturen direct bij ontvangst door de klant, automatisch in zijn boekhouding geboekt worden door zijn ERP app. Dit automatische boeken zou volgens zeggen tot veel werkbesparing moeten leiden en een snellere betaling van de facturen tot gevolg moeten hebben. Maar welke administrateur wil er nu ongevalideerde en zelfs ongeziene facturen in zijn/haar boekhouding geboekt krijgen? En welke ondernemer zou tot een snelle betaling van facturen overgaan die nog door niemand gezien zijn? Kortom administrateurs zullen in de meeste gevallen niet anders kunnen dan de vroege factuurboeking tegenboeken en als vanouds op basis van PDF facturen inclusief achterliggende procurement documenten een nieuwe journaalpost creëren op basis waarvan de factuur opnieuw geboekt wordt.

Het vierhoeks Peppol e-facturatie model maar nu op basis van het PDM model

Het 2e schema is ook een weergave van het bekende vierhoeks e-facturatie model maar nu op basis van het PDM e-facturatie model. Het kenmerkende en doorslaggevende verschil waarmee de PDM app zich onderscheidt van voorgaand e-facturatie model is, dat de procurement documenten niet als bestand of journaalpost, maar als Document in de PDM database opgeslagen worden. De documenten die in de PDM app opgeslagen worden kunnen op elk gewenst moment als document gevisualiseerd worden binnen de PDM app. Tevens worden documenten binnen de PDM app aan DocumentTrees van aan elkaar gerelateerde (VanOfferteTotFactuur) documenten “opgehangen”, zodat elk document ten alle tijden in samenhang met zijn gerelateerde documenten beoordeeld kan worden.

In het 2e schema is goed zichtbaar dat de diverse factuurstromen binnen het PDM model anders verlopen, vergelijk de rode en blauwe pijlen uit de 2 schema's maar met elkaar. In het PDM model worden inkomende facturen niet bij binnenkomst in de boekhouding geboekt, maar eerst geupload naar de PDM App van de klant, alwaar ze in (VanOfferteTotFactuur) DocumentTrees digitaal aan de gerelateerde procurement documenten gekoppeld worden, zoals vrachtbrieven, ontvangstbonnen, foto’s of zelfs correspondentie die tussen leverancier en klant gevoerd is, zodat er een goede basis is waarop de facturen gevalideerd, gefiatteerd, genummerd en gecodeerd kunnen worden en pas hierna worden ze in de ERP applicatie geboekt, waarna ze vanuit de ERP app betaald kunnen worden. Doordat facturen binnen de PDM app digitaal gecodeerd worden, kunnen deze journaalposten optioneel ook automatisch in de ERP app van de klant ingelezen/geboekt worden, maar dit is mede afhankelijk van de ERP app.

Binnen het PDM model worden ook oplossingen geboden voor problemen die hierboven nog niet eens aan de orde geweest zijn, zo moeten ook de uitgaande facturen op een gestructureerde wijze traceerbaar opgeslagen worden en daarom worden ze net als de inkomende facturen in de PDM database opgeslagen, in plaats van ze in uitgeprinte vorm samen met hun achterliggende documenten in ordners in kasten op te bergen.

Een andere uitdaging waar bedrijven mee te maken krijgen is dat ze een 2 sporen facturen archivering moeten gaan voeren, 1 voor de traditionele PDF facturen en 1 voor de UBL facturen. Administrateurs zullen namelijk genoodzaakt zijn om naast de UBL facturen ook de traditionele PDF facturen te blijven gebruiken, omdat de UBL facturen wel menselijk leesbaar zijn, maar niet of nauwelijks menselijk interpreteerbaar zijn. Administrateurs zullen dus hun boekhouding gewoon blijven voeren aan de hand van PDF facturen maar daarnaast zullen ze ook de UBL facturen moeten archiveren, waarbij elke UBL factuur altijd feilloos traceerbaar moet zijn vanuit de PDF factuur. Wij denken dat de meeste administrateurs dit zullen oplossen door zowel de PDF alswel de UBL in- en verkoop facturen uit te printen, en aan elkaar geniet in ordners te bewaren en te archiveren. Dit is niet alleen enorm arbeidsintensief maar ook zeer in strijd met de duurzaamheid en legt een enorm beslag op archiefruimte.

De PDM app heeft een efficiënt digitaal en duurzaam alternatief voor het 2 sporen papieren facturatie archief, namelijk de side by side display van Pdf en UBL facturen. Wat hiermee bedoeld wordt, kunt u zien door in te loggen in de PDM app, door eerst op Login te klikken, waarna u op een pagina in de PDM app terechtkomt waarin een aantal documenten getoond wordt die eerder naar de PDM app geupload zijn via de menuoptie UploadUBL+PDFDocs. Op elk van de regels ziet u een knop Ubl en een knop PDF, waarmee de documenten side by side getoond kunnen worden. Op deze wijze zijn UBL facturen op eenvoudige wijze aan elkaar gekoppeld en traceerbaar. Let overigens even niet op de inhoud van de verschillende PDF en UBL facturen in deze voorbeelden in de PDM app, want ze matchen niet met elkaar, het gaat in deze exercitie niet om de inhoud maar om de SidebySide weergave techniek. Overigens staat het eenieder vrij om als test wel matchende UBL en PDF facturen in de PDM app in te voeren, klik hiertoe op menuoptie Upload UBL+PDF Docs kies de betreffende PDF en UBL factuur en u kunt ze vervolgens uploaden naar de PDM app.

Een van de vele andere PDM voordelen die hier nog niet eens aan de orde geweest zijn is dat boekhoukundige administraties bij het gebruik van de PDM app veel beter van op afstand benaderbaar zijn. Alle documenten die Administrateurs, Accountants en misschien zelfs de belastingdienst nodig hebben voor een betere controle op de BTW wetgeving zijn digitaal via het internet benaderbaar.

De aloude e-facturatie droom die alsnog werkelijkheid wordt!

De techniek van het digitaal aan elkaar koppelen van gerelateerde documenten via DocumentTrees in de PDM app, is een digitaal alternatief voor de eeuwenoude onduurzame, tijd-, ruimte- en papier verslindende methode die we altijd al gehanteerd hebben, namelijk: Facturen geniet aan de achterliggende documenten in ordners/archieven op te bergen.

Met de PDM app is het mogelijk om het gehele VanOfferteTotFactuur traject te digitaliseren wat inhoudt dat u dit gehele traject kunt managen zonder ook maar 1 document te hoeven uipprinten. De aloude droom van 15 a 20 jaar geleden van papierloze facturering wordt werkelijkheid en zelfs overtroffen, want toendertijd ging het nog alleen om de digitalsering van de facturen, maar in de PDM app worden niet alleen de facturen gedigitaliseerd maar het gehele VanOfferteTotFactuur traject van procurement documenten, wat impliceert dat er nog veel meer bomen bespaard kunnen worden dan toen reeds ingeschat werd.