Teneinde tot een betere handhaving van de BTW wetgeving te komen, hebben diverse overheden wereldwijd, in samenhang met elkaar, ongeveer 15 jaar geleden besloten om een aantal nieuwe e-Facturatie regels uit te vaardigen.

Zo werd besloten dat PDF facturen vanaf een nader te bepalen datum, niet meer rechtsgeldig zouden zijn, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of andere aanverwante netwerken zou moeten verlopen.


Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en e-Facturatie dienstverleners, werd verzocht zich te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels, bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie software en diensten. De stakeholders hebben hier uiteraard mee ingestemd.

Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, hebben de overheden als richtlijn voor het ontwikkelen van nieuwe software en diensten, ook een vierhoeks Peppol e-Facturatie schema uitgegeven, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen bij de verzending van leverancier via Peppol naar de klant.

Dit schema ziet er als volgt uit:

Verondersteld werd dat de e-Facturatie dienstverleners nieuwe e-Facturatie systemen zouden gaan ontwikkelen, maar dat is maar in zeer geringe mate gebeurd.

De meeste e-Facturatie dienstverleners gingen zich bezighouden met het leveren van mankracht om de toegenomen werkdruk als gevolg van de nieuwe e-Facturatie regels te helpen verwerken.
Hierdoor zijn er in de afgelopen 15 jaar maar heel weinig Peppol e-Facturatie systemen ontwikkeld, waardoor de resultaten die geboekt zijn bij de adoptie van Peppol e-Facturatie maar zeer matig waren. En dit matige succes is voor veel overheden aanleiding om nu, of op korte termijn over te gaan tot het verplicht stellen van Peppol e-Facturatie.

In tegenstelling tot veel andere e-Facturatie dienstverleners, hebben wij er wel voor gekozen, om op basis van het verstrekte vierhoeksmodel, een volwaardig functioneel model te ontwerpen en op basis daarvan een prima allesomvattende Web App te ontwikkelen die het totale ProcurementProces automatiseert en digitaliseert.

Hieronder het door ons ontwikkelde Peppol e-Facturatie model, op basis waarvan we onze Procurement Document Manager App ontwikkeld hebben.

Zoals u kunt zien is ons PDM model afgeleid van het door de overheden verstrekte vierhoeksmodel, waar wij een groot aantal specifieke procurement functionaliteiten aan toegevoegd hebben. Hiernaast hebben we ook een Database toegevoegd aan ons PDM model, waar alle procurement documenten in opgeslagen worden.

Ook is in ons model gedefinieerd, dat elke UBL factuur altijd vergezeld gaat van een PDF factuur. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW geldstromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen.

De Procurement Document Manager App, afgekort PDM

Zoals hierboven vermeld hebben wij op basis van ons hierboven getoonde model, een Web App ontwikkeld, en die heet: Procurement Document Manager, afgekort PDM.

De PDM App Automatiseert, Digitaliseert en Optimaliseert de ProcurementProcessen, waardoor bedrijven heel gemakkelijk, efficiënt en goedkoop aan de nieuwe Peppol e-Facturatie voorschriften van de overheden kunnen voldoen.

Het uitgekiende ontwerp van onze PDM App heeft niet alleen tot gevolg dat bedrijven gemakkelijk aan de Peppol e-Facturatie richtlijnen kunnen voldoen, maar het levert ook een hele reeks andere bijkomende voordelen op.
Doordat de procurement documenten niet meer uitgeprint hoeven te worden, ontstaan onder meer de volgende voordelen:
-Een aanzienlijk lagere impact op het milieu, omdat er geen papier meer verbruikt wordt.
-Kosten voor papier en printer vallen weg.
-Aanzienlijke besparing op personeelskosten omdat niet uitgeprinte documenten ook geen werkzaamheden met zich meebrengen zoals: het printen en het opbergen in ordners en in archieven.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.

In het PDM schema is te zien dat Alle Procurement documenten, ook die documenten die Niet via het Peppol Providers uitgewisseld worden, maar wel deel uitmaken van het procurementproces, in de PDM database opgeslagen worden. Het kan hierbij gaan om vrachtbrieven, ontvangstbonnen, afgiftebonnen, correspondentie die gevoerd is tussen leverancier en klant, maar ook om foto's van documenten die niet in digitale vorm, maar alleen op papier voorhanden zijn, deze documenten kunnen dan door middel van het maken van foto’s gedigitaliseerd worden en in het PDM proces opgenomen worden.

Alle e-Facturen (PDF, UBL, Inkomend en Uitgaand) inclusief achterliggende documenten, zijn gedurende de gehele fiscale bewaartermijn van administraties, gemakkelijk traceerbaar en toegankelijk in de PDM database, dit in tegenstelling tot de huidige praktijk, waarin facturen ongestructureerd op harde schijven of in stoffige archieven bewaard worden, alwaar ze moeilijk traceerbaar en toegankelijk zijn.

Documenten die naar de PDM App geüpload zijn, worden door de gebruiker in gemeenschappelijke dossiers van aan elkaar gerelateerde documenten verzameld, net zoals papieren procurement documenten in gemeenschappelijke mapjes verzameld werden.

PDM gebruikers bepalen zelf op basis van welke eigenschappen de dossiers aangemaakt worden, maar dossiers worden vaak aangemaakt op basis van inkoop- en verkooporders, om zo validatie van inkoopfacturen of het factureren van verkooporders mogelijk te maken.

Binnen de PDM App kunnen dossiers binnen een paar seconden getraceerd worden, door te zoeken op naam of op datum, wat een enorm voordeel in werkdruk oplevert ten opzichte van het ouderwetse handmatig zoeken naar papieren mapjes, waar het vaak minuten duurt voordat het juiste mapje gevonden is.

Binnen de PDM App kunnen overzichten van Incomplete Dossiers aangevraagd worden. Incomplete Dossiers zijn dossiers waar nog geen inkoop- of verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht Incomplete Dossiers wordt gebruikt om Nog te factureren verkooporders te detecteren, waarmee de kans op vergeten facturering verkleind wordt. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen inkoopfacturen te detecteren.

Wij schatten in, dat de inzet van de PDM App in bedrijven, kan leiden tot een reductie in het aantal aan procurement te besteden uren van 40 à 50 procent.

Het PDM model is gefundeerd op de visie dat een succesvolle digitalisering van het procurement proces alleen mogelijk is wanneer ALLE procurement documenten en ALLE procurement bewerkingen die deel uitmaken van het procurementproces, meegenomen worden in het PDM model, en daarom ondersteunt PDM zelfs functies, die op het uiterste randje van procurement liggen, zoals bijvoorbeeld het coderen van e-Facturen.

Journaalposten die in de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP App’s ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP App ondersteund wordt.

Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee binnen het procurement proces. Zo kunnen werkzaamheden, als het fiatteren van inkoopfacturen, via het internet uitgevoerd worden, waardoor er geen opstoppingen in het procurementproces meer optreden, omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.

Maar ook externen zoals accountants en belastinginspecteurs kunnen via het internet, toegang verkrijgen tot de documenten in de PDM App, waarmee nog eens extra voldaan wordt aan het doel waarvoor Peppol e-Facturatie in het leven is geroepen, namelijk het verbeteren van de handhaving van BTW wetgeving door de fiscus.

Kennismaking met de PDM App

Als het u allemaal te mooi klinkt om waar te kunnen zijn wat we hierboven over de PDM App vermeld hebben, dan geven we u hier de mogelijkheid om elke twijfel te elimineren: De PDM App is namelijk Live te gebruiken en te beoordelen vanaf deze website.
En om u alvast een handje te helpen met het eerst gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u in de PDM app kunt uitvoeren.

De eerste oefening laat zien hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven worden, en om de oefening uit te voeren, doet u het volgende:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt. U kunt elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.

In de tweede oefening laten we zien hoe u UBL/PDF e-Factuur paren naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand met een extensie van (XML of Json) en 1 bestand met de PDF extensie, en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.

U krijgt een melding als de bestanden succesvol geupload zijn, en vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.

Als u de PDM App Exclusief en Intensief wilt beoordelen, dan kunt u een gratis evaluatieperiode van 2 maanden aanvragen, zie verderop op deze pagina.

Let overigens bij het beoordelen van de PDM App op deze website niet op het type, of de inhoud van de documenten die in de App getoond worden, want zoals u zelf heeft kunnen vaststellen, is de PDM App op deze website openbaar toegankelijk en elke websitebezoeker kan elk gewenst document naar de PDM App uploaden waardoor er geen logische samenhang tussen de documenten in de App bestaat.

De PDM e-Facturatie- en DuurzaamheidsRevolutie

De PDM App kan een gigantische Peppol e-Facturatie revolutie tot gevolg hebben, en brengt ook enorme Milieu en Duurzaamheids voordelen met zich mee, zeker wanneer het op grote schaal gebruikt wordt, en daarom nodigen we iedereen bij deze uit om zo snel en massaal mogelijk een gratis 2 maands PDM proefperiode bij ons aan te vragen.

Iedereen die de PDM App op deze website getest en beoordeeld heeft, zal ervaren hebben dat het een prachtige App is, die alle noodzakelijke en gewenste Procurement functies ondersteunt die nodig zijn voor een probleemloze snelle en efficiënte afwerking van procurement processen. Tevens heeft u kunnen vaststellen dat elke UBL inkoop- of verkoopfactuur factuur met bijbehorende PDF factuur, gemakkelijk getraceerd en getoond kan worden, zodat belastinginspecteurs die hun greep op de uitvoering van BTW wetgeving willen verbeteren, alle noodzakelijke informatie voorhanden hebben die ze hiervoor nodig hebben.

Wat zouden overheden en bedrijfsleven zich verder nog kunnen wensen om Peppol E-Facturatie op gang te krijgen, en als bonus ook nog een grote bijdrage leveren aan het milieu en duurzaamheid.
Wij zouden elke overheid die overweegt om Peppol e-Facturatie verplicht te stellen willen vragen, zich eerst te verdiepen in onze PDM app, en tot de conclusie komen dat het verplichtstellen van Peppol e-Facturatie achterwege kan blijven, omdat onze PDM app, Peppol e-Facturatie voortreffelijk ondersteunt, en tegelijkertijd leidt tot enorme efficiencyverbeteringen en kostenbesparingen voor bedrijven.
Bedrijven zullen hierdoor vrijwillig de PDM App gaan gebruiken en daarmee impliciet Peppol e-Facturatie ondersteunen, zonder daartoe gedwongen te hoeven worden.

Evaluatie van de PDM App

De PDM App is een WebApp die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er Geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om PDM te kunnen evalueren of gebruiken.

De PDM App is een WebApp, die in de Engelse taal beschikbaar is, waardoor het gemakkelijk wereldwijd uitgerold kan worden en ook fysieke afstanden geen rol hoeven te spelen.

PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM app uitleg gegeven over het doel en het gebruik van de betreffende pagina en wat de samenhang is tussen de verschillende pagina’s, en mocht u daarnaast nog behoefte hebben aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.

De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen en uw ingevoerde documenten uit de PDM app verwijderen. En als u na 2 maanden besluit om door te gaan met de PDM App, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.

Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een evaluatie aanvragen, zodat u over een paar dagen aan de evaluatie van de PDM App kan beginnen.